A me gli occhi! MINI-GUIDA per evitare video meeting noiosi!
Condurre riunioni, lezioni, webinar – attività ordinarimente svolte vis a vis – guardando nella telecamera del proprio pc, ahimé, rischia di trascinare la riunione, lezione, webinar in un vortice di sbadigli.
Ho pensato dunque che fosse utile indicare qualche piccolo accorgimento per fare in modo che le nostre riunioni on line, quando professionali, trasmettano comunque carattere, calore ed efficienza. Qualche tips.
#1 Se sei il chairman, prevedi una scaletta, almeno di massima, e una presentazione dell’argomento e degli obiettivi del videomeeting;
#2 Comunica “le regole di ingaggio”: l’ordine degli interventi e le modalità di prenotazione degli interventi;
#3 Rompi il ghiaccio per rendere meno ingessato il clima;
#4 Presenta con nome cognome coloro che intervengono o, se non conosci, inviata a presentarsi nel prendere la parola;
#5 Adotta qualche accorgimento di “regia”: guarda dritto in camera per stabilire il “contatto degli occhi” anche se virtuale; se devi leggere, alterna la lettura di un documento con lo sguardo in camera; fai in modo che la tua inquadratura sia confortevole per chi è dall’altra parte (insomma, evita di mettere in primo piano il tuo mento!);
#6 Se hai una presentazione con slide è ESSENZIALE realizzarle molto visual. Preparare slide che contengano solo testo scritto, magari anche fitto, ti condanna alla noia degli astanti sia off line: figurarsi da remoto!
#7 Fai alcune prove per assicurarti che le slide “girino”. Per esempio, io stessa sono incorsa in un incidente perché avevo aperto il programma di webinar da un browser che non mi permetta di lanciare la presentazione da Google drive.
Conclusione: invece di avere effetto “WOW”… ho avuto effetto Power point! Mi sono imbarazzata, ma ho imparato la lezione!
#7 Coinvolgi più che puoi! Fermati ogni tanto per chiedere se ci sono domande e interventi; se la riunione si protrae, prevedi dei break per sollecitare un po’ di dibattito;
#8 Non ti intimidire se non ricevi feedback. Di solito, dopo una riunione o lezione o speech off- line, al termine riesci ad avere qualche feed-back da persone che si avvicinano per fare domande, formulare opinioni, chiedere il contatto. On line questo non può avvenite. Non ti preoccupare: se sei stato rilassato ed empatico, sarai stato senz’altro efficace;
#9 Se sei proprio insicuro, testa la tua capacità in video meeting con amici;
# 10 L’empatia, ragazzi. E’ la nostra forza (come human being!). Usiamola.
