Se in questi giorni non avete mai provato un moto di stizza davanti a un messaggio recapitato per chat (o mail), a causa dell’orario, del tono (presupposto), del mittente o/e dei destinatari o a causa del pubblico astante, …complimenti: avete raggiunto l’atarassia e questa mini guida non fa per voi.
Per tutti gli altri, invece, oggi parliamo di un canale di comunicazione che – come i video meeting – sta vivendo in questo momento di emergenza da Covid 19 un momento di ulteriore exploit: le chat professionali di gruppo. Non senza provocare equivoci!
Non sono poche le testimonianze di fastidio, stupore, nervosismo, fraintendimenti che ho raccolto in questi giorni di quarantena da parte di professionisti coinvolti in chat con colleghi/clienti/collaboratori.
Fuor di diplomazia: le chat di gruppo possono essere stressanti; rischiose e addirittura imprudenti.
Da canale di comunicazione immediata, efficiente, smart, la chat rischia di trasformarsi in uno strumento di incomunicabilità.
Ecco qualche tips per gestire con prudenza le comunicazioni via chat/mail, ossia quelle nelle quali non ci si guarda negli occhi.
Come “regola” generale può essere utile tenere conto delle caratteristiche tipiche di questi canali e operare nel senso di “contenerle”, di “riequilibrarle”.
Mi spiego: la chat (o la mail) è sempre attiva; immediata; veloce; diretta (cioè non chiede permesso); asincrona; pubblica (se di gruppo); disintermediata (orizzontale non verticale); fredda (non empatica).
Buona pratica allora sarebbe quella di “tenere conto di queste caratteristiche e di “compensarle”, per esempio: non abusandone né quanto a orari ché quanto a messaggi; facendo più attenzione a quello che si scrive; ogni tanto “glossando” il messaggio; utilizzando “sapientemente” gli emoticon; lasciando intercorrere un lasso di tempo congruo prima di inviare una risposta ad un messaggio che suona fastidioso.
E ricordate che se siete in chat di gruppo… la prudenza non è mai troppa!
I tips seguenti sono frutto (anche) di errori personali…
#1 Utilizzate con moderazione chat e mail. Soprattutto oggi, con il lockdown, le chat anche professionali sono diventate un canale relazionale: il loro utilizzo si fa sentire più vicini. E’ questo è un bene. Ma non trasformiamo le chat in un canestro dove infilare più palloni possibili: non è una gara;
#2 Utilizzate emoji per accompagnare un testo scritto, soprattutto se può essere frainteso. L’emoji può avere due obiettivi: segnalare uno stato emozionale che il semplice testo scritto non trasmette; aiutare ad interpretare il tono (scherzoso; ironico etc etc) del messaggio. Ma non abusate degli emoji; uno basta!
#3 Stati attenti agli errori di battitura: la loro presenza in gran numero segnala uno stato di agitazione e/o nervosismo; quindi comunicano negatività;
#4 State attenti alla punteggiatura! Non è il vostro maestro delle elementari che parla, ma gli esperti di comunicazione digitale: far seguire “il punto” ad una frase breve o ad una parola singola dà l’impressione che siate… “puntuti”;
#5 A volte può servire “glossare” un messaggio, magari troppo secco e diretto, aggiungendo una sorta di didascalia;
#6 Cercate di non fare l’equazione ambiguo=negativo; a volte i messaggi “escono fuori” ambigui: senza retro pensieri del mittente. Se accade evitate di rispondere in maniera aggressiva e chiedete feed back gentilmente;
#7 Gestite i vostri invii: non cedete all’impulso e chiedetevi se l’orario è il più appropriato;
#8 Nel contempo, conquistate un “sano” distacco dall’ alluvione di messaggi, che rischiano anche di distrarvi, dandovi una regola di lettura a orari prestabiliti.
ps ovviamente se si tratta di lavoro, condividete con i vostri interlocutori le regole di ingaggio!
#9 La chat (o mail) è una comunicazione passivo-aggressiva: non chiede permesso, ti arriva quando vuole, e inferisce – di per sé- una percezione di urgenza. Quindi, se non è urgente tranquillizzate il destinatario; se è urgente, segnalate l’urgenza con diplomazia;
#10 Se siete in una chat di gruppo, cercate di avere ancor maggiore cura e tatto nella scelta delle parole. Il foro pubblico rende tutti più sensibili; se avete ricevuto un messaggio con toni che vi paiono aggressivi…respirate, contate fino a 20 (anzi aspettate qualche ora) e poi rispondete, dati alla mano;
#10 bis Se avete il dubbio se inviare o meno un messaggio…non fatelo; sono certa che non vi pentirete ?
